Canadian Climate Institute / L’Institut climatique du Canada

(la version française suit)

Position: CRM Administrator 
Organization: Canadian Climate Institute
Location: Anywhere in Canada

Posting date: December 20, 2024
Open until: January 12, 2024

Salary Range: $60,000–$80,000 commensurate with qualifications and experience

Overview

As Canada’s leading, non-partisan climate policy research organization, the Canadian Climate Institute equips policy makers and policy influencers to advance the development and implementation of evidence-based climate solutions.

Through in-depth research and analysis, innovative communications and robust engagement, we bring clarity to the most complex challenges of our time and drive real policy results.

If you join our team, you’ll be collaborating with some of the most dedicated and influential thinkers working on climate policy in Canada. Learn about our latest work at climateinstitute.ca

The Role

Reporting to the Vice President, Operations & Development, the CRM Administrator will oversee the configuration, maintenance, and enhancement of our CRM database, Hubspot, in order to improve our ability to engage with stakeholders, promote our research findings, and successfully fundraise. This role will work closely across teams at the Institute, supporting staff in various departments to build and maintain contact records and lists, managing data related to events, fundraising and subscriber outreach, and ensuring the CRM is used to its full potential.

We are looking for a detail-oriented, tech-savvy, responsible, and adaptable professional who is experienced in handling a wide range of administrative responsibilities, data and information management with confidence and superior organizational and project management skills.

Responsibilities

• Manage and maintain HubSpot, ensuring data accuracy and integrity.
• Develop and implement processes for data entry, reporting, and analysis to support the Institute’s fundraising, stakeholder engagement, government relations and marketing objectives.
• Provide training and support to team members on HubSpot functionalities and best practices.
• Lead the development and improvement of Hubspot properties, lists, workflows and functions to support effective use and management of data and metrics.
• Lead day-to-day management of contact record updates, logging meetings and other outreach activities, updating contact lists, data cleanup, and reporting on activities as needed, in collaboration with other staff.
• Establish and maintain best practices, documentation, and resources for the Institute’s Hubspot applications inclusive of security procedures and Canadian laws.
• Integrate Hubspot with other products and third-party applications to streamline processes and enhance functionality.
• Stay informed about the latest CRM updates, trends, and technologies, and provide recommendations for continuous improvement and innovation.

Essential Qualifications and Skills

• Experience working with HubSpot and/or other CRM systems in a non-profit setting, including managing contact records, generating lists and reports, and improving back-end system design or functionality
• Attention to detail and a demonstrated commitment to delivering impeccable work
• A post-secondary degree and/or professional training/certification in information management, library science, data processing and/or CRM management is highly preferred
• Highly resourceful and proactive team-player with the ability to be extremely effective independently
• A creative problem-solver adept at troubleshooting issues using online tools and training, verifying contact data, and proactively fixing or improving issues they encounter
• Proven ability to handle confidential information with discretion
• An interest in Canadian climate change policy and the government, stakeholder, media and philanthropic landscape is an asset
• Familiarity with Canadian Anti-Spam Legislation, privacy laws, and lobbying registries and reporting requirements in various Canadian jurisdictions is an asset

What we Offer

• A full-time (40 hrs/wk) salaried position with occasional travel
• The opportunity to do meaningful work with a dynamic, highly committed team located across the country
• A flexible, virtual workplace with funds to cover home-office setup
• Four weeks’ paid vacation plus federal stat holidays and additional paid days off at year-end
• Up to 5 days of unpaid leave per calendar year in order to participate in traditional Indigenous practices
• The option to substitute statutory religious holidays for religious or cultural holidays you observe
• Employer-paid health care benefits, Employee Assistance Program, half-day Fridays in the summer, paid sick days and paid parental leave among other employee supports
• An RRSP contribution plan available to staff after one year
• Funding for professional development, skill training and participation in conferences

To Apply

Please submit your resume and a cover letter outlining your interest and qualifications via our website climateinstitute.ca/careers/.

Please indicate you saw this posting at GoodWork.ca.

The Canadian Climate Institute is committed to advancing justice and equity in our organization, our work, and our hiring practices. We encourage applications from Indigenous peoples, visible minorities, women, LGBTQIA2S+ and persons with disabilities, and are working to create an inclusive culture that supports collective growth, learning/unlearning and meaningful work. We value diverse perspectives and will consider relevant life experience alongside professional qualifications when reviewing applications.

 

---

L’Institut climatique du Canada

Date de publication : 20 décembre 2024
Date limite : 12 janvier 2025
Échelle salariale : 60 000 $ à 80 000 $ selon la qualification et l’expérience
Lieu : n’importe où au Canada

Aperçu

L’Institut climatique du Canada est l’organisme par excellence dans la recherche sur les politiques climatiques au pays. Le travail qui y est accompli donne aux décideurs les moyens d’élaborer et de mettre en place des solutions climatiques fondées sur des données probantes pour résoudre des problèmes climatiques et énergétiques complexes.

Pour ce faire, nous menons des recherches et des analyses approfondies, innovons dans nos communications et collaborons étroitement avec les gouvernements, les leaders du secteur privé, les leaders et des communautés autochtones de même qu’avec la société civile. En joignant notre équipe, vous collaborerez avec des experts dévoués et influents sur la question des politiques climatiques et de l’énergie au Canada. Pour en savoir plus sur nos plus récents travaux, visitez institutclimatique.ca.

Le poste

Sous la responsabilité de la vice-présidente, Opérations et développement, l’administratrice ou administrateur de la gestion des relations clients (GRC) supervisera la configuration, la maintenance et l’amélioration de Hubspot, notre base de données de GRC, afin d’accroître notre capacité à échanger avec les intervenants, à promouvoir nos résultats de recherche et à lever des fonds. La personne retenue travaillera de près avec les différentes équipes de l’Institut climatique et appuiera le personnel de divers services afin de créer et de tenir des listes et des dossiers de personnes-ressources, de gérer les données liées aux événements, aux levées de fonds et à la mobilisation des abonnés, et de faire en sorte que la GRC est exploitée à son plein potentiel.

Nous cherchons une professionnelle ou un professionnel minutieux, à l’aise avec la technologie, responsable et flexible, qui a de l’expérience dans un vaste éventail de tâches administratives et de gestion des données et de l’information, et qui aborde ces tâches avec une confiance et des compétences organisationnelles et de gestion de projet exceptionnelles.

Responsabilités

• Gérer et maintenir HubSpot et assurer l’exactitude et l’intégrité des données.
• Élaborer et mettre en œuvre des processus d’entrée des données, de production de rapports et d’analyse, afin d’appuyer les objectifs de levée de fonds, de mobilisation des intervenants, de communication avec le gouvernement et de marketing de l’Institut climatique.
• Fournir de la formation et du soutien aux membres de l’équipe en lien avec les fonctions et les pratiques exemplaires de HubSpot.
• Diriger le développement et l’amélioration des propriétés, des listes, des procédures et des fonctions de Hubspot pour permettre une utilisation et une gestion efficaces des données et des indicateurs.
• Au quotidien, mener la gestion de la mise à jour des listes et des dossiers de personnes-ressources, la consignation des rencontres et des autres activités de mobilisation, le nettoyage des données, et la production de rapports sur les activités, selon les besoins et en collaboration avec d’autres membres du personnel.
• Établir et maintenir les pratiques exemplaires, la documentation et les ressources des applications Hubspot de l’Institut climatique, conformément aux procédures de sécurité et aux lois canadiennes.
• Intégrer Hubspot aux autres produits et aux applications de tiers pour simplifier les processus et améliorer la fonctionnalité.
• Se garder au fait des nouveautés, des tendances et des technologies dans la GRC, et fournir des recommandations pour l’amélioration et l’innovation continues.

Qualifications et compétences essentielles

• Expérience avec HubSpot ou d’autres systèmes de GRC dans un organisme sans but lucratif, notamment pour la gestion des dossiers des personnes-ressources, la production de listes et de rapports et l’amélioration de la conception ou de la fonctionnalité du système dorsal.
• Souci du détail et détermination manifeste à produire un travail impeccable.
• Diplôme d’études postsecondaires ou formation ou certification professionnelle en gestion de l’information, en bibliothéconomie, en traitement des données ou en GRC, un atout majeur.
• Grande débrouillardise, esprit d’équipe et d’initiative et efficacité remarquable à travailler de façon autonome.
• Créativité et aptitudes pour la résolution de problèmes avec de la formation et des outils en ligne, la vérification des coordonnées et la résolution ou l’amélioration proactive des problèmes rencontrés.
• Capacité éprouvée à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion.
• Intérêt pour les politiques canadiennes sur les changements climatiques et pour la réalité actuelle du gouvernement, des intervenants, des médias et de la philanthropie, un atout.
• Connaissance de la Loi canadienne anti-pourriel, des lois sur la protection de la vie privée et des registres des lobbyistes ainsi que des exigences de rapports de différents ressorts territoriaux canadiens, un atout.

Notre offre

• Un poste à temps plein (40 h/semaine) rémunéré avec déplacement occasionnel.
• L’occasion de favoriser le changement, avec une équipe dynamique et très engagée de partout au pays.
• Un lieu de travail virtuel flexible et un montant d’argent pour créer un espace de travail à domicile.
• Quatre semaines de vacances rémunérées par année auxquelles s’ajoutent les jours fériés fédéraux et des journées de congé payées à la fin de l’année.
• Un maximum de cinq jours de congés culturels non payés par année civile pour la participation à des activités traditionnelles autochtones.
• L’option de remplacer les jours de fêtes religieuses par d’autres jours de fête religieuse ou culturelle que vous célébrez.
• Des avantages pour le personnel, comme le régime d’assurance santé payé par l’employeur, un programme d’aide aux employés, une demi-journée de congé tous les vendredis en été, des journées de congé de maladie payées ainsi qu’un congé parental payé.
• Un plan de cotisation de REER offert après un an.
• Du financement pour les formations professionnelles, le perfectionnement et la participation à des conférences.

Soumission d’une candidature

Envoyez votre curriculum vitae et lettre de motivation expliquant votre intérêt et vos qualifications sur notre site Web au institutclimatique.ca/possibilites-demploi/.

Veuillez indiquer que vous avez vu cette offre sur GoodWork.ca.

Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature, mais communiquerons uniquement avec celles retenues pour une entrevue.

À l’Institut climatique du Canada, nous nous engageons à promouvoir la justice et l’équité à l’échelle de l’organisation et dans nos pratiques de travail et de recrutement. Nous encourageons les Autochtones, les personnes issues des minorités visibles, les femmes, les personnes de la communauté LGBTQIA2S+ et les personnes handicapées à postuler. Nous cherchons à créer une culture d’inclusion au service de la croissance collective, qui favorise les apprentissages (et les désapprentissages) et le travail significatif. Nous accordons une grande importance à la diversité des perspectives; lors de l’examen des candidatures, nous prendrons en considération les expériences personnelles pertinentes au même titre que les compétences professionnelles.