JOB OPPORTUNITY

LE FRANÇAIS SUIT L’ANGLAIS

Position: PROJECT COORDINATOR
Organization: NovaSphere
Location: remote, based from Ottawa, Montreal, or Toronto greater areas
Language: Bilingual Eng and Fr is a strong asset

In May 2022, Government of Canada’s federal Department of Environment and Climate Change (ECCC) engaged NovaSphere to deliver an implementation program : ”Bilateral Support for Implementation and Achievement of Nationally Determined Contributions (NDCs) in West Africa ” . Working closely with various stakeholders in West Africa (Togo, Ghana, The Gambia and Liberia), NovaSphere is mandated to support defining regional and national priorities to address greenhouse gas and SLCP emissions and to pursue opportunities for harmonizing measurement, reporting and verification (MRV) systems. The program objectives are to strengthen and mature domestic climate governance by establishing more efficient and effective climate Measurement, Reporting and Verification (MRV) systems that enhance national capacity to plan, scale and accelerate the implementation of country-established climate priority actions, overcome barriers to Nationally Determined Contribution (NDC) implementation.

Project Pilots Coordination

As the organizations activity is growing, NovaSphere is seeking a Project Coordinator whose core responsibilities will be to coordinate, monitor and maintain project pilot schedules as well as collaborate with team members to optimize day-to-day pilot project operations.

Under the Supervision of the Chief Operating Officer (COO), and working along side the current project coordinator, the role entails updating and maintaining pilot activity forecasts, billing schedules, resource allocation, contract management, monitoring progress as well as maintaining pilot deliverables & updating accordingly internal project plan.

• Pilot activities financial and billing coordination:
  • Work in cooperation with the project management team to update and optimize project activity forecasts on expenditures and budgets.
  • Respond to routine enquiries relating to pilot activity billing and financials, and appropriately liaise and coordinate internally for efficient resolution.
  • Utilizing the project management software, monitor, and troubleshoot as required incoming monthly invoices from vendors.
  • Be a point of contact and liaise with contractors to ensure that all invoices have been received, validated, approved, and provide updates to PM of progress as required ;
  • Maintain and ensure timely payment of all contractors invoices and compile, collect backup information for all payments.

• Pilot resourcing: contract and vendor coordination
  • Draft Work Orders and support negotiations.
  • Support as required contract negotiation and execution of contracts and work orders with subcontractors and consultants.
  • Maintain and update contractor’s file to ensure ease of access and support resource allocation as required.
  • Flag impending ending Work Order / Agreements to be renewed, amended, and troubleshooting as necessary.

• Pilot activity coordination: Activity forecasts, deliverables & KPI
  • Maintain a pilot activity plan to track activity progression and anticipated deliverables.
  • Draft related status reports for a multitude of program stakeholders.
  • Ensure all KPIs are collected (through multiple channels: scheduled surveys & reports), collated and made available as appropriate to funder, pilot stakeholders and / or for reporting purposes.

• General pilot Project administration & coordination
  • Support as required all pilot project Professional services coordination (inc Global Events Planning )
  • Support and coordinate with NovaSphere management team.
  • Perform other duties as assigned and needed for the success of the project.

Skills & Qualifications

Previous experience :

• Bilingual Eng and Fr is a strong asset
• 2 + years experience or equivalent experience in administering a SaaS a strong asset
• Expert competencies in Excel/ Gsheets ((for example, knowledge of: INDEX / Match formula functions; Power Pivot, some exposure to data modeling)
• Bachelor’s or equivalent experience in job related field
• Minimum 2 years relevant project coordination / contractual coordination experience
• Previous experience in international development a solid asset, but not required.
• Experience in policy and public administration, climate sustainability industry or business administration an asset, but not required.

Skills set and competencies :

• Strong communication written and oral with the ability to engage and build relationships with diverse stakeholders.
• Excellent creative problem-solving capabilities and organizational skills with the ability to manage multiple tasks and meet urgent deadlines.
• Ability to work in fast paced environment, and often tight deadlines.
• Proactive, and ability to effectively prioritize / organize workload whilst managing multiple stakeholders.
• Superior interpersonal, cultural sensitivity, and diplomacy skills
• Troubleshooting, and active participation in resolving issues.
• Agility and adaptability in a dynamic environment
• Attention to detail and excellent record-keeping abilities.
• An entrepreneurial spirit and creative thinking.

Requirements :

• The function may bring the candidate to travel internationally: a valid passport is required, along with the ability to be away from home for 1-2 weeks approximately 3-4 times per year.
• The function requires the person to be in good physical condition:
  • for eventual international travel to remote locations (+30 hrs travel), and international vaccinations.
  • possibility of long working hours, and / or requirement to lift, move items of under (approximately) 10 kg, as well as above average mobility throughout the day (meeting stakeholders, coordinating meetings etc.).

• Valid Canadian work permit or citizen
• A valid driving license is an asset.

Work package and benefits.

• Based from Ottawa, Montreal, or Toronto greater areas.
• 2 additional weeks over the holiday season
• Attractive salary and benefits package
• Overtime

Please submit a cover letter and resume through NovaSphere recruiting platform Bamboo HR(https://novasphere.bamboohr.com/careers/25). Only applications submitted in BambooHR will be considered.

Please indicate you saw this posting at GoodWork.ca.

We thank all applicants for their interest, however only short-listed candidates will be contacted.

NovaSphere is an equal opportunity employer. All applicants will be considered for employment without attention to race, color, religion, gender, sexual orientation, gender identity, national origin, veteran or disability status. All employment is decided on the basis of qualifications, merit, and business need.

 

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OFFRE D'EMPLOI

En mai 2022, le département fédéral de l'Environnement et du Changement climatique du gouvernement du Canada (ECCC) a mandaté NovaSphere pour mettre en œuvre un programme intitulé « Soutien bilatéral à la mise en œuvre et à la réalisation des contributions déterminées au niveau national (CDN) en Afrique de l'Ouest ». Travaillant en étroite collaboration avec divers intervenants en Afrique de l'Ouest (Togo, Ghana, Gambie et Libéria), NovaSphere est chargée de soutenir la définition des priorités régionales et nationales pour aborder les émissions de gaz à effet de serre et de polluants climatiques à vie courte (SLCP) et de poursuivre des opportunités pour harmoniser les systèmes de mesure, de notification et de vérification (MNV). Les objectifs du programme sont de renforcer et de consolider la gouvernance climatique nationale en établissant des systèmes de mesure, de notification et de vérification du climat plus efficaces et plus efficients qui renforcent la capacité nationale à planifier, à développer et à accélérer la mise en œuvre des actions prioritaires en matière de climat établies par chaque pays, et à surmonter les obstacles à la mise en œuvre des contributions déterminées au niveau national (CDN).

Coordination de projets pilotes

NovaSphere recherche un Coordinateur de Projet dont les responsabilités principales seront de coordonner, surveiller et maintenir les plannings des projets pilotes, ainsi que de collaborer avec les membres de l'équipe pour optimiser les opérations quotidiennes. Sous la supervision du Chef de Projet Principal (CPP) et en collaboration avec le Responsable Principal des Opérations, le rôle implique la mise à jour et le maintien des prévisions d'activité des projets pilotes, des échéanciers de facturation, de l'allocation des ressources, de la gestion des contrats, du suivi des progrès, ainsi que du maintien des livrables des projets pilotes et de la mise à jour en conséquence du plan de projet interne.

• Coordination financière et facturation des activités des projets pilotes :

• Travailler en coopération avec l'équipe de gestion de projets pour mettre à jour et optimiser les prévisions d'activité des projets sur les dépenses et les budgets.
• Soutenir l'établissement des prévisions d'activité des projets pilotes sur les dépenses (coordonner la budgétisation des activités : chronologies, tarifs, plannings, détails des prestataires, plans de paiement, termes et conditions, et configuration de la facturation multidevise) ;
• Répondre aux demandes de renseignements routinières concernant la facturation des activités des projets pilotes et les aspects financiers, et coordonner de manière appropriée en interne pour une résolution efficace ;
• Utiliser le logiciel de gestion de projet pour maintenir un calendrier de facturation mensuelle et des dépenses convenues, surveiller et résoudre si nécessaire les factures mensuelles entrantes des prestataires ;
• Être un point de contact et coordonner avec les prestataires pour s'assurer que toutes les factures ont été reçues, validées, approuvées, et fournir des mises à jour au CPP sur les progrès, si nécessaire ;
• Maintenir et assurer le paiement en temps voulu de toutes les factures des prestataires (selon le plan de paiement) et des dépenses convenues, compiler, collecter des informations de sauvegarde pour tous les paiements.

• Allocation de ressources aux projets pilotes : coordination des contrats et des relations avec les prestataires

• Soutenir l'exécution des bons de commande avec les sous-traitants et les consultants :
• En collaboration avec les Chefs de Projet Principaux, rédiger des Bons de Commande et soutenir les négociations ;
• Suivre la complétion des contrats, des Bons de Commande par rapport à la facturation entrante, signaler toute divergence, et / ou résoudre les problèmes, si nécessaire ;
• Soutenir au besoin la négociation et l'exécution des contrats et bons de commande avec les sous-traitants et consultants ;
• Maintenir et mettre à jour le dossier des entrepreneurs pour assurer une facilité d'accès et soutenir l'allocation des ressources au besoin ;
• Signaler les Bons de Commande / Accords en cours devant être renouvelés, modifiés, et résoudre les problèmes au besoin.

• Coordination des activités des projets pilotes : prévisions d'activités, livrables & KPI.
  • Maintenir un plan d'activité pilote pour suivre la progression des activités et des livrables anticipés ;
  • Rédiger des rapports d'état connexes pour de nombreux intervenants du programme ;
  • S'assurer que tous les indicateurs de performance clés (KPI) sont collectés (enquêtes planifiées et rapports), compilés et mis à disposition de manière appropriée pour le les parties prenantes des projets pilotes et / ou à des fins de reporting.

• Administration et coordination générales des projets pilotes

• Soutenir, si nécessaire, la coordination de tous les services professionnels du projet pilote (y compris la planification des événements mondiaux) ;
• Soutien et coordination avec l'équipe de gestion de NovaSphere ;
• Effectuer d'autres tâches assignées et nécessaires à la réussite du projet.

Compétences et Qualifications

Expérience :

• Bilingue anglais et français un atout
• Compétences avancées en logiciel en tant que service, tels que la gestion de projet Wrike, la suite Google, etc.
• 2 ans d'expérience ou une expérience équivalente dans l'administration d'un logiciel SaaS est un atout considérable.
• Compétences d’expert en Excel/Google Sheets (par exemple, connaissance des fonctions de formule INDEX/MATCH, Powerpivot, une certaine exposition à la modélisation de données).
• Licence ou expérience équivalente dans le domaine d'emploi.
• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience pertinente en coordination de projets / coordination contractuelle.
• Une expérience antérieure dans le développement international est un atout, mais non requis.
• Une expérience dans l'industrie de l’administration public, la durabilité climatique ou dans l'administration des affaires est un atout, mais non requis.

Ensemble de Compétences et Compétences :

• Excellentes compétences en communication écrite et orale avec la capacité d'engager et de construire des relations avec des parties prenantes diverses.
• Excellentes capacités de résolution de problèmes de manière créative et compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs tâches et de respecter des délais urgents.
• Capacité à travailler dans un environnement rapide et souvent avec des délais serrés.
• Proactivité et capacité à prioriser/organiser efficacement la charge de travail tout en gérant plusieurs parties prenantes.
• Compétences interpersonnelles supérieures, une sensibilité culturelle et des aptitudes à la diplomatie.
• Identification et participation active à la résolution des problèmes.
• Agilité et adaptabilité dans un environnement dynamique.
• Attention aux détails et excellentes capacités de tenue de dossiers.
• Un esprit entrepreneurial et une pensée créative.

Exigences :

La fonction peut amener le candidat à voyager à l'international : un passeport valide est requis, ainsi que la capacité d'être éloigné de chez soi pendant 1 à 2 semaines environ 3 à 4 fois par an.

• La fonction exige que la personne soit en bonne condition physique pour d'éventuels voyages internationaux vers des endroits éloignés (+30 heures de voyage) et des vaccinations internationaux ainsi que la possibilité de longues heures de travail et/ou d'exigence de soulever et de déplacer des articles de moins de 10 kg, ainsi qu'une mobilité supérieure à la moyenne tout au long de la journée (rencontres avec les parties prenantes, coordination de réunions, etc.).
• Permis de travail canadien valide ou citoyenneté.
• Un permis de conduire valide est un atout.

Forfait de travail et avantages :

• Basé dans les grandes régions Ottawa, Montréal ou Toronto.
• 2 semaines supplémentaires pendant la période des vacances.
• Salaire et avantages attrayants.
• Rémunération des heures supplémentaires.

Veuillez soumettre un curriculum vitae via la plateforme de recrutement de NovaSphere Bamboo HR (https://novasphere.bamboohr.com/careers/25) notre plateforme recrutement.

Veuillez indiquer que vous avez vu cette offre sur GoodWork.ca.

Seulement les candidatures reçus par ce biais seront considérées.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, cependant, seuls les candidats présélectionnés seront contactés.