Charity & non-profit jobs, CRM database management and administration

Role: Database Coordinator
Organization: Canadian Association of Physicians for the Environment
Location: remote/virtual, anywhere in Canada

• Contract Term: Part-time, 20 hours per week
• Salary Range: $30,000 to $33,000
• Ideal Start Date: April 7, 2025
• Application Deadline: March 10, 2025

Overview: The database coordinator manages supporter and donation records, ensuring accuracy and efficiency in CAPE’s contact relationship management (CRM) database. This role involves overseeing the people and finance sections, implementing automation and workflows, and optimizing data management processes.

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About Us:

The Canadian Association of Physicians for the Environment (CAPE) is a national charitable organization that works to better human health by protecting the planet.

We seek to understand how the environment affects human health and communicate this knowledge to supporters, the public, and policymakers to drive meaningful change. CAPE mobilizes the credible voice of physicians, science, and evidence to address the ecological and climate crises and accelerate progress toward a just, equitable, and healthier future.

At CAPE, we are committed to fostering diversity, equity, inclusion, and belonging within our community. We recognize that Indigenous and racialized peoples, as well as people with disabilities, are disproportionately affected by climate change and environmental hazards. We welcome candidates from diverse backgrounds who may not traditionally see themselves as part of the environmental movement. We value a mix of academic, work, volunteer, and lived experience and are committed to learning from and with the successful candidate.

About the Role:

Reporting to the director of operations and HR, and working closely with the donor relations manager and the director of engagement and training, you will oversee supporter and donation records, manage key CRM functions, and contribute to process improvements. Your responsibilities include accurate data entry and maintenance, streamlining donor engagement workflows, and assisting supporters by processing donations, updating records, and troubleshooting online donation issues.

Responsibilities & Duties

• Maintain and update supporter contact and biographical information in the CRM database (Nationbuilder)
• Perform data clean-up, including managing duplicate profiles, filters, lists, and tracking codes

• Process and code donations received through third-party giving platforms and direct debit, ensuring proper import into NationBuilder
• Ensure accurate receipting for one-time gifts and timely follow-up for online donations
• Respond to donor inquiries via phone and email in a professional and friendly manner; troubleshoot issues related to gift processing
• Maintain and update ladder of engagement processes, working with the website coordinator to implement automation and workflows
• Assess and recommend process improvements to streamline database management and donor engagement

Required Skills

• Strong administrative skills and experience with data management
• Excellent organizational and time management skills
• Experience with NationBuilder
• Attention to detail and comfort with routine, detail-oriented tasks
• Ability to work collaboratively with diverse teams and stakeholders
• Self-motivated and able to perform duties with limited direct supervision
• Comfortable working in a fully remote environment
• Strong oral and written communication skills in English
• Proficiency with Google Workspace

Preferred Skills or Assets

• Experience working in the charitable/nonprofit sector
• Background in donor relations and stewardship
• Fluency in spoken French (bilingualism is an asset)
• Proficiency with collaboration tools, preferably Slack
• Familiarity with Canada Revenue Agency guidelines on gift administration and charitable tax receipts

Working Environment & Expectations

• 30-hour work week: CAPE provides a flexible and supportive work environment with a standard 30-hour work week (20 hours for part-time employees)
• Flexible scheduling: Employees have flexible scheduling, provided they are available for meetings with colleagues and external stakeholders. Some evening and weekend work may be required.
• Travel: Occasional travel may be required in addition to our annual staff retreat
• Accommodations: In alignment with federal and provincial human rights legislation and CAPE’s Human Rights Policy, we provide accommodations to individuals who require them.

Compensation & Benefits

• Generous paid time off: 4 weeks of vacation and up to 3.5 weeks of personal/sick leave per year
• Remote work support: Reimbursements for cell phone, internet, and coworking space expenses, funds available for home office equipment
• Professional growth: Funds available for professional development

Application Process:

Please submit your cover letter and resume (in PDF format and in English) to hr@cape.ca by March 10, 2025. Candidates may be contacted for interviews on a rolling basis before the deadline.

Please mention you saw this at GoodWork.ca.

 

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OFFRE D'EMPLOI

Poste : Coordonnateur ou coordonnatrice de base de données
Lieu de travail : Flexible au Canada
Type de contrat : Temps partiel à 20 heures par semaine
Salaire annuel : 30 000 $ à 33 000 $

Date idéale d’entrée en fonction : 7 avril 2025
Date limite pour soumettre sa candidature : 10 mars 2025

Aperçu du poste : Le coordonnateur ou la coordonnatrice de base de données gère les dossiers des donateur(trice)s et des sympathisant(e)s, tout en veillant à l’exactitude et à l’efficacité de la base de données de gestion des relations avec les contacts de l’ACME. La personne retenue supervise les divers aspects liés aux ressources humaines et aux finances, met en œuvre les processus d’automatisation et les flux de travail, et optimise la gestion des données.

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À propos de l’ACME : L’Association canadienne des médecins pour l’environnement (ACME) est un organisme de bienfaisance national qui vise à améliorer la santé humaine en protégeant la planète. Nous cherchons à comprendre l’influence de l’environnement sur la santé humaine et nous communiquons nos résultats à notre réseau d’appui, au public et aux décideur(euse)s politiques en vue de susciter des changements. En nous appuyant sur la science et des données probantes, nous mobilisons la voix crédible des médecins afin de lutter contre les crises écologique et climatique et d’accélérer le progrès vers un avenir, juste, équitable et plus sain.

Notre équipe est déterminée à favoriser la diversité, l’équité, l’inclusion et l’appartenance à sa communauté. Nous reconnaissons que les peuples autochtones et racialisés ainsi que les personnes handicapées sont touchés de manière disproportionnée par les changements climatiques et les risques environnementaux. Or, les personnes de tout horizon ne se considérant pas comme militantes au sein du mouvement environnemental sont encouragées à poser leur candidature. Nous valorisons la combinaison d’expérience universitaire, professionnelle, bénévole et personnelle, et nous nous engageons à bâtir une relation d’apprentissage mutuel avec la personne choisie.

À propos du poste : Relevant de la directrice des opérations et des ressources humaines, et en étroite collaboration avec la responsable des relations avec les donateur(trice)s et la directrice de la mobilisation et de la formation, la personne retenue supervise les dossiers des donateur(trice)s et des sympathisant(e)s, gère les principaux aspects liés aux relations avec les donateur(trice)s et contribue à l’amélioration des processus. Ses responsabilités comprennent les suivantes : saisir et tenir à jour les données, simplifier les flux de travail liés à la mobilisation des donateur(trice)s, et soutenir les donateur(trice)s en traitant les dons, en mettant à jour les dossiers et en réglant les problèmes relatifs aux dons versés en ligne.

Responsabilités et tâches

• Tenir à jour les coordonnées et les informations biographiques des sympathisant(e)s dans la base de données de gestion des relations avec la clientèle (NationBuilder).
• Nettoyer les données, notamment par la gestion des profils en double, des filtres, des listes et des codes de suivi.

• Traiter et codifier les dons reçus par des plateformes de dons tierces et des prélèvements automatiques, tout en veillant à leur importation adéquate dans NationBuilder.
• Veiller à l’exactitude des reçus remis pour les dons uniques et au suivi rapide des dons en ligne.
• Répondre de manière professionnelle et amicale aux demandes des donateur(trice)s par téléphone et par courriel, et résoudre les problèmes liés au traitement des dons.
• Mettre à jour l’échelle des processus de mobilisation en travaillant avec la coordonnatrice du site Web pour mettre en œuvre l’automatisation et les flux de travail.
• Évaluer les processus et recommander des améliorations pour simplifier la gestion de la base de données et favoriser la mobilisation des donateur(trice)s.

Compétences requises

• Solides compétences en administration et expérience dans la gestion de données.
• Grand sens de l’organisation et excellentes aptitudes en gestion du temps.
• Expérience avec NationBuilder.
• Souci du détail et aisance dans les tâches récurrentes axées sur les détails.
• Capacité à collaborer avec diverses équipes et parties prenantes.
• Motivation et capacité à accomplir des tâches sous supervision directe limitée.
• Aisance à travailler entièrement à distance.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais.
• Maîtrise de Google Workspace.

Compétences ou atouts souhaités

• Expérience dans le secteur caritatif ou à but non lucratif.
• Expérience en matière de gestion des relations avec les donateur(trice)s et de service après-don.
• Maîtrise du français à l’oral (le bilinguisme est un atout).
• Maîtrise des outils de collaboration, de préférence Slack.
• Familiarité avec les lignes directrices de l’Agence du revenu du Canada sur l’administration des dons et les reçus fiscaux pour les organismes de bienfaisance.

Milieu de travail et attentes

• Semaine de travail de 30 heures : L’ACME offre un milieu de travail flexible et solidaire. La semaine de travail normale est de 30 heures (20 heures pour le personnel à temps partiel).
• Horaire flexible : Le personnel dispose d’un horaire flexible, mais doit être disponible pour des réunions avec des collègues et des parties prenantes externes. Il sera parfois requis de travailler le soir et la fin de semaine.
• Déplacements : Des déplacements occasionnels pourraient être nécessaires, en plus de la retraite annuelle du personnel.
• Accommodements : Conformément à la législation fédérale et provinciale sur les droits de la personne et à la politique de l’ACME sur les droits de la personne, nous offrons des accommodements aux personnes qui en ont besoin.

Rémunération et avantages sociaux

• Généreux régime de congés payés : Quatre semaines de vacances et jusqu’à 3,5 semaines de congés personnels ou de maladie par an.
• Soutien au travail à distance : Remboursement des frais de cellulaire, d’internet et de location d’espaces de travail partagés, et fonds disponibles pour l’achat de matériel de bureau.
• Croissance professionnelle : Fonds disponibles pour le perfectionnement professionnel.

Soumission des candidatures : Veuillez envoyer votre lettre de motivation et votre CV (en format PDF et en anglais) à hr@cape.ca avant le 10 mars 2025. À noter qu’il est possible que nous menions des entrevues sur une base continue avant la date limite. Veuillez indiquer que vous avez vu cette offre sur GoodWork.ca.